Mengulik Tata Kelola Sistem Pengarsipan Dokumen Penelitian Ilmiah Perpustakaan Unindra

Sumber gambar: Dok/LPM Progress/ Dewa Putra Iskandar

LPM Progress - Rabu (13/12), Menurut Sugiarto dan Wahyono (2016), Sistem penyimpanan arsip adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan dokumen, agar kemudahan penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan dokumen yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat apabila dokumen tersebut dibutuhkan. Di setiap instansi khususnya universitas, perpustakaan yang menjadi wadah untuk digunakan sebagai tempat menyimpan sebuah dokumen penelitian, khususnya di kampus yang banyak menyimpan data dokumen penelitian ilmiah baik dari mahasiswa maupun dosen.

Perpustakaan Universitas Indraprasta PGRI (Unindra) sudah berdiri sejak diresmikannya Unindra pada tahun 2004, perpustakaan ini banyak mengalami perkembangan yang sangat luar biasa, dimana dahulu perpustakaan berada di kampus A kemudian bertambah juga di kampus B tepatnya di gedung 7. 

Pada era modern saat ini, unindra masih belum menerapkan sistem digital untuk pengarsipan dokumen penelitian yang dimana sistem pengarsipan digital sangat memudahkan warga kampus, khususnya mahasiswa dan dosen untuk mencari dan melihat kembali dokumen penelitian ilmiah tanpa harus mencari di perpustakaan.

Rasyid Hamidi selaku Sekretaris Perpustakaan Unindra mengatakan bahwa Unindra belum sepenuhnya menerapkan sistem digital, karena dalam sistem digital ini, masih berada di tahap pengembangan.

“Kita sudah mengarah kesana yang jelas progres penerapan arsip digital ini sudah digabung sebelumnya dan dipercepat sejak pandemi covid kemarin,’’ ujar Rasyid Hamidi saat diwawancarai di ruangan di Perpustakaan Unindra (13/12).

Dalam hal ini, Rasyid Hamidi juga menjelaskan bahwa kendala dan tantangan yang dihadapi oleh perpustakaan Unindra terhadap berubahnya tata kelola pengarsipan dokumen penelitian unindra ke sistem digital.

“Kendala yang dihadapi dimana mesin scanner untuk dokumen itu memang memerlukan waktu yang panjang saat pengerjaannya," ucap Rasyid Hamidi.

Tak hanya itu, kendala lain yang ada dalam perpustakaan yaitu, dari sumber daya manusia yang masih harus melakukan pelatihan dan juga dari alat yang digunakan untuk pendataan dokumen tersebut serta tidak semua dokumen bisa di masukan ke sistem digital.

Beliau juga menjelaskan bahwa dokumen penelitian ilmiah di perpustakaan saat ini hanya diambil dari mahasiswa di lima tahun kebelakang dan sisanya di masukan di gudang milik perpustakaan unindra yang berada di daerah Sawangan, Depok.

penulis: Dewa Putra Iskandar

Editor: Naptalia